Wat is een Running Dinner.
Een “Running dinner” zoals wij dat al jaren organiseren is een evenement waarbij in principe alle deelnemers een onderdeel van een gerecht verzorgen van een 2, 3 of 4 gangen diner. Hoewel deelname en/of tafelschikkingen ook op individuele basis mogelijk is, wordt in onze buurt tot nu toe altijd gekozen voor 3 gerechtsoorten en een setting waarin echtparen/partners zich als koppel opgeven en rouleren. Voorop gezet dat elk koppel een gerecht krijgt toegewezen is in deze setting het gemiddeld aantal gasten aan tafel altijd 4; dus een tafelbezetting van 6 inclusief gastheer/vrouw. Indien het totaal aantal gastheren/vrouwen in deze setting niet deelbaar is door 3 kan de tafelbezetting maximaal 8 en minimaal 4 zijn. Bij voldoende inschrijvingen kunnen deelnemers ook worden vrijgesteld van een gerecht.
Ideaal: nooit 2x met zelfde gasten aan tafel.
Omdat wij als buurtcollectief jaarlijks een running dinner organiseren dient natuurlijk ook rekening te worden gehouden met tafelschikkingen en toegewezen gerechten in het verleden. Omdat deze puzzel handmatig veel te veel tijd kost hebben wij daar een programma voor ontwikkeld; een programma waarin ook nog allerlei individuele wensen kunnen worden ingevoerd, bijvoorbeeld een voorkeursgerecht of een max.tafelbezetting.
Verrassingselement.
Het verrassingselement is het grootst als de deelnemers van tevoren niet weten bij wie/op welk adres zij de gerechten nuttigen en met welke andere gasten zij daar aan tafel zitten.
Uitvoering.
Naast de hierboven genoemde wensen geven deelnemers behalve hun naam en adres ook op of zij inschrijven als koppel of als individu. In een “koppelsettting” kan het programma deelname van één individu goed verwerken. Uit eventueel overige individuele deelnemers dienen gelegenheidskoppels te worden gevormd. Tot slot geven deelnemers nog op of zij ergens allergisch voor zijn.
Deelnemers worden van te voren geinformeerd welk gerecht zij hebben getrokken, hoeveel gasten zij daarbij aan tafel hebben en of zij met een dieetwens of allergie rekening moeten houden. Ook wordt iedereen vooraf geïnformeerd over het tijdschema voor de diverse gerechten, alsook het tijdstip en de locatie waar alle deelnemers voor een kennismaking en drankje vooraf verzamelen; of na afloop weer bijeenkomen voor de nazit. De rest blijft nog een geheim.
Bij de borrel vooraf deelt de organisator aan iedereen een briefje uit waarop staat aangegeven waar betrokkene naar toe moet voor het voorgerecht. Het is niet de bedoeling dat dit hardop wordt voorgelezen, teneinde de gastvrouwen/heren van het voorgerecht nog even in het ongewisse te laten wie zij straks aan tafel krijgen. Dat blijft dus een verrassing. De gastvrouwen/heren die zelf een voorgerecht of hoofdgerecht verzorgen krijgen ieder een enveloppe mee, die zij pas mogen openen na afloop van het bij hen thuis genuttigde voorgerecht/hoofdgerecht. In die envelloppen zitten aparte loopbriefjes voor henzelf en hun gasten. Hierop is aangegeven waar iedereen naar toe moet voor het volgende gerecht. De deelnemers die een dessert verzorgen hebben laatstgenoemde envellope uiteraard niet nodig, omdat het adres voor een eventuele nazit vooraf bekend wordt gesteld.
Programma demo.
In demo 1 laat ik stapsgewijs zien hoe bij een running dinner (3-gangen diner) de tafelschikkingingen tot stand komen voor 16 deelnemende koppels. In demo 2 rouleren deze zelfde deelnemers individueel met ingebouwde optie om de partners alleen bij het eigen gerecht bij elkaar te laten zitten. Het programma zoekt naar tafelschikkingen waarbij niemand elkaar 2x tegenkomt. Of een dergelijke oplossing wordt gevonden is niet alleen afhankelijk van de vooraf ingevulde restricties (voorkeursgerechten, vrijstellingen, max.aantallen gasten), maar ook van de onderlinge verdeling/toewijzing van de verschillende gerechten en de aantallen gasten over de gastheren/vrouwen. Het programma is daarom uitgerust met opties om die aanvangssituatie uitgebreid te wijzigen bij het zoeken naar een passende oplossing. In de demo's wordt aan deze uitgebreide opties geen aandacht besteed.